Le saviez-vous: environ 75% des personnes qui appellent votre entreprise raccrocheront si leur appel se connecte à la messagerie vocale? Cela signifie qu’en tant que propriétaire d’entreprise, vous pourriez perdre 75% de votre clientèle potentielle parce qu’il n’y a personne disponible pour répondre aux téléphones. Bien sûr, nous l’avons compris. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous êtes sans aucun doute occupé. Vous ne pouvez pas perdre de temps à répondre aux appels téléphoniques toute la journée lorsqu’il y a du travail à faire. Vous n’avez pas non plus embauché d’assistant administratif pour vous aider – il n’est peut-être tout simplement pas dans le budget d’embaucher quelqu’un à temps plein pour vous aider. Alors que pouvez-vous faire?
C’est là qu’une réceptionniste virtuelle entre en jeu. En tant que propriétaire d’entreprise aux États-Unis, lorsque vous utilisez un service de réponse téléphonique virtuel et professionnel, vous pouvez vous détendre en sachant que vos appels sont traités par une personne professionnelle, amicale et locale. C’est un service économique et 24 heures sur 24 qui pourrait vous empêcher de manquer l’appel le plus important de l’histoire de votre entreprise! C’est un appel que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer.
Qu’est-ce qu’une réceptionniste virtuelle ?
Une réceptionniste virtuelle, ou service de répondeur virtuel, est une personne qui est embauchée pour travailler pour vous, à partir d’un bureau externe. Ils pourraient être situés à côté, ou n’importe où aux États-Unis; peu importe. C’est leur travail de répondre à vos appels, afin que vous ne manquiez aucun travail important.
Bien qu’il existe un certain nombre d’options disponibles sur le marché, telles que les fonctions de chat virtuel, les hologrammes, les services de réponse automatique aux appels; chez ReceptionHQ, nous nous spécialisons dans deux types de services de réceptionniste virtuelle:
Assistant virtuel: Un travailleur à distance qui agira non seulement en tant que réceptionniste virtuelle, mais également pour les tâches de bureau et d’administration, entre autres choses.
Service de répondeur téléphonique: Une réceptionniste en direct qui est uniquement embauchée pour répondre à vos appels, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Donc, vous ne manquez jamais un travail.
Comment fonctionne le service de répondeur virtuel?
Gérer une entreprise est difficile, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises. Non seulement vous devez faire avancer le travail à un rythme réussi, mais vous devez également vous assurer que tout le monde fait son travail et qu’il y a plus de travail à venir une fois le travail terminé. Un constructeur, par exemple, est souvent sur place, en hauteur sur les poutres, s’assurant que tout est sûr et efficace. Lorsque vous vous tenez à dix étages de haut sur une poutre d’un pied de large, la dernière chose que vous voulez faire est de fouiller dans vos poches et de répondre à votre téléphone.
Bien sûr, vous pourriez avoir une banque de messages, mais comme nous l’avons déjà mentionné, 75% des appelants raccrochent en fait lorsqu’il frappe la banque de messages. Ils rappellent? Ou trouvent-ils simplement une autre entreprise qui répond au téléphone?
C’est à ce moment-là qu’un service de répondeur téléphonique pourrait sauver votre entreprise.
Cela fonctionne comme ceci :
1. Vous embauchez un service de répondeur en direct avec une réceptionniste en direct. Ils peuvent être basés localement, mais ils travaillent à distance.
2. Lorsque votre téléphone sonne, il sera transféré à cette personne, qui répondra à l’appel en utilisant votre commentaire préféré.
3. La réceptionniste virtuelle prendra ensuite un message à vous transmettre, ou à quelqu’un d’autre de votre entreprise.
4. Ils enverront par e-mail ou SMS les détails, afin que vous puissiez rappeler la personne
Les réceptionnistes virtuels sont hautement qualifiés et toujours disponibles, fournissant des services de traitement des appels et de transfert d’appels pour les appels entrants. Mais ils n’ont pas à s’arrêter à répondre au téléphone. Les services de réceptionniste virtuelle sont également utiles pour la planification de rendez-vous, le support client général et le service client, et peuvent effectuer l’une des tâches suivantes:
Collecter des prospects: Si la personne qui vous appelle est intéressée par l’achat de vos produits ou par l’utilisation de vos services, la réceptionniste virtuelle sera en mesure de prendre tous les détails nécessaires pour que vous puissiez effectuer la vente.
Répondez aux questions: Parfois, les gens appellent votre entreprise pour poser des questions simples sur l’entreprise elle-même, telles que vos heures d’ouverture ou les produits que vous avez sous la main. L’utilisation d’un service de répondeur téléphonique professionnel pour cela vous laissera le temps de faire le travail, tout en fournissant un service dont vos clients et clients potentiels ont besoin pour être satisfaits.
Prise de rendez-vous: Si un client appelle en disant qu’il doit modifier l’heure d’une réunion ou annuler un rendez-vous, votre réceptionniste virtuelle peut le faire. Ils fonctionneront avec n’importe quel logiciel de planification que vous utilisez actuellement.
Assistance 24 heures sur 24: Le téléphone vous réveille au milieu de la nuit avec des questions des clients qui auraient pu attendre jusqu’au matin? Plus maintenant. L’utilisation d’une réceptionniste virtuelle s’occupera de ces appels de fin de soirée. Vous pouvez même revenir les week-ends et les jours fériés!
Avantages d’une réceptionniste virtuelle
L’utilisation d’un service de répondeur virtuel présente de nombreux avantages.
Rentable: Lorsque vous embauchez un service de réceptionniste en direct à temps plein, quelqu’un qui travaille directement pour vous, vous lui payez un taux horaire, basé sur un nombre fixe d’heures par jour. Vous devez également inclure généralement les taux de vacances, les indemnités de maladie, les droits aux congés personnels et autres. Sans oublier que vous devez louer un bureau. En louant un service de répondeur téléphonique virtuel, vous payez simplement les heures de travail. Si un assistant est malade, un autre prendra sa place. Vous ne perdez ni temps ni argent.
Professionnalisme: Lorsque vous êtes trop occupé pour prendre un appel ou que vous oubliez de rappeler quelqu’un qui a laissé un message sur votre boîte vocale, cela montre un manque de professionnalisme de votre part. Avoir quelqu’un sur place pour prendre les appels pour vous donne une bonne impression à vos clients. Les appels sont traités rapidement et de manière professionnelle, ce qui garantit à vos clients qu’ils sont votre priorité.
Flexibilité: Vous pouvez choisir d’avoir une réceptionniste virtuelle qui travaille pour vous 4 heures par jour, ou 24 heures par jour. C’est à vous de décider. Si vous traitez avec des clients internationaux qui ont tendance à vous appeler au milieu de la nuit, une réceptionniste virtuelle vous permettra de dormir à travers tout cela.
Une meilleure productivité: Selon les recherches, les personnes qui travaillent 8 heures par jour dans un bureau ne travaillent en fait qu’environ 30% de ce temps. C’est vrai. Environ 3 heures de la journée de travail sont productives. Le reste du temps est consacré à la lecture de sites Web d’actualités, à discuter avec des collègues, à manger, à boire du café, etc. Une réceptionniste virtuelle est disponible pour travailler, non-stop, pendant des heures. Vous pouvez les embaucher pour quatre heures, et vous obtiendrez quatre heures de travail de qualité, où ils se concentreront uniquement sur la réponse à vos appels, la prise de rendez-vous et la génération de prospects.
Plus de temps: Embaucher quelqu’un pour prendre soin de vos appels téléphoniques pourrait vous faire économiser des heures de bavardage inutile. Lorsque vous recevez des messages de votre réceptionniste virtuelle, vous avez la possibilité de prioriser qui vous appelez et quand. Cela vous donne le temps de vous concentrer sur l’entreprise qui compte.
Comment ReceptionHQ Peut-Il Vous Aider ?
ReceptionHQ fournit un service de réceptionniste virtuelle et de répondeur téléphonique professionnel de haute qualité pour votre entreprise aux États-Unis. Peu importe la taille de votre entreprise ou les services que vous fournissez, une réceptionniste amicale et professionnelle vous attend pour prendre vos appels. Les réceptionnistes du QG sont locaux et disponibles 24 heures sur 24, sept jours sur sept. ReceptionHQ offre également un certain nombre d’autres services de bureaux virtuels. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus.