¿Sabías que alrededor del 75% de las personas que llaman a tu empresa colgarán si su llamada se conecta al correo de voz? Eso significa que, como propietario de un negocio, podría estar perdiendo el 75% de su base de clientes potencial porque no hay nadie disponible para contestar los teléfonos. Por supuesto, lo entendemos. Como propietario de una pequeña empresa, sin duda está ocupado. No puedes perder el tiempo contestando llamadas todo el día cuando hay trabajo por hacer. Tampoco ha contratado a un asistente administrativo para que lo ayude, tal vez simplemente no esté en el presupuesto contratar a alguien a tiempo completo para que lo ayude. Entonces, ¿qué puedes hacer?Aquí es donde entra en juego una recepcionista virtual. Como propietario de un negocio en EE.UU., cuando utiliza un servicio de contestador profesional virtual, puede relajarse sabiendo que sus llamadas son respondidas por alguien profesional, amigable y local. ¡Es un servicio rentable las 24 horas que podría evitar que se pierda la llamada más importante de la historia de su negocio! Es una llamada que no puedes perderte.
¿Qué es una recepcionista virtual?
Una recepcionista virtual, o servicio de contestador virtual, es una persona contratada para trabajar para usted, desde una oficina externa. Podrían estar ubicados al lado, o en cualquier lugar de los Estados Unidos; no importa. Su trabajo es responder a tus llamadas, para que no te pierdas ningún trabajo importante.
Aunque hay una serie de opciones disponibles en el mercado, como funciones de chat virtual, hologramas, servicios de contestador automático de llamadas; en ReceptionHQ, nos especializamos en dos tipos de servicios de recepcionista virtual:
Asistente virtual: Un trabajador remoto que no solo actuará como su recepcionista virtual, sino que también le ayudará con las tareas administrativas y administrativas, entre muchas otras cosas.Servicio de contestador telefónico: Una recepcionista en vivo que solo es contratada para responder sus llamadas, las 24 horas del día, los siete días de la semana. Para que nunca pierdas un trabajo.
¿Cómo funciona el servicio de contestador virtual?
Dirigir un negocio es difícil, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas. No solo tiene que mantener el trabajo en movimiento a un ritmo exitoso, sino que también tiene que asegurarse de que todos estén haciendo su trabajo y que haya más trabajo por venir una vez que se complete el trabajo. Un constructor, por ejemplo, a menudo está en el sitio, en lo alto de las vigas, asegurándose de que todo sea seguro y eficiente. Cuando estás de pie a diez pisos de altura en una viga de pies de ancho, lo último que quieres hacer es hurgar en tus bolsillos y contestar tu teléfono.
Claro, es posible que tengas un banco de mensajes, pero como ya hemos mencionado, el 75% de las personas que llaman en realidad cuelgan cuando llega al banco de mensajes. ¿Vuelven a llamar? ¿O simplemente encuentran otro negocio que conteste el teléfono?
Es entonces cuando un servicio de contestador telefónico podría salvar su negocio.
Funciona así:
1. Está contratando un servicio de contestador en vivo con una recepcionista en vivo. Pueden estar basados localmente, pero trabajan remotamente.
2. Cuando suene su teléfono, se transferirá a esa persona, que responderá la llamada utilizando su comentario preferido.
3. La recepcionista virtual tomará un mensaje para pasárselo a usted o a otra persona de su negocio.
4. Los recepcionistas virtuales están altamente capacitados y siempre disponibles, proporcionando servicios de manejo y transferencia de llamadas para llamadas entrantes. Pero no tienen que dejar de contestar el teléfono. Los servicios de recepcionista virtual también son útiles para programar citas, atención general al cliente y servicio al cliente, y pueden realizar cualquiera de las siguientes tareas:: Si la persona que te llama está interesada en comprar tus productos o usar tus servicios, la recepcionista virtual podrá anotar todos los detalles necesarios para que puedas realizar la venta.Responder preguntas: A veces, la gente llama a su empresa para hacerle preguntas simples sobre la empresa en sí, como su horario de apertura o los productos que tiene a mano. El uso de un servicio de contestador telefónico de negocios para esto le dejará tiempo para hacer el trabajo, al tiempo que proporciona un servicio que sus clientes y clientes potenciales necesitan cumplir.
Hacer Citas: Si un cliente llama diciendo que necesita cambiar la hora de una reunión o cancelar una cita, su recepcionista virtual puede hacer esto. Funcionarán con cualquier software de programación que utilice actualmente.Soporte las 24 horas: ¿Le despertará por teléfono en mitad de la noche con preguntas de los clientes que podrían haber esperado hasta la mañana? Ya no. El uso de una recepcionista virtual se encargará de esas llamadas nocturnas. ¡Incluso puede volver a tener fines de semana y días festivos!
Beneficios de una recepcionista virtual
El uso de un servicio de contestador virtual ofrece muchos beneficios.
Rentable: Cuando contratas un servicio de recepcionista en vivo de tiempo completo, alguien que trabaja directamente para ti, le pagas una tarifa por hora, basada en un número establecido de horas por día. Por lo general, también debe incluir las tarifas de vacaciones, la paga por enfermedad, los derechos de licencia personal y de otro tipo. Sin mencionar que necesitas alquilar una oficina. Al contratar un servicio de contestador telefónico virtual, simplemente paga por las horas de trabajo. Si un asistente está enfermo, otro tomará su lugar. No pierdes tiempo ni dinero.
Profesionalidad: Cuando estás demasiado ocupado para atender una llamada, o te olvidas de devolver la llamada a alguien que ha dejado un mensaje en tu buzón de voz, muestra una falta de profesionalismo de tu parte. Tener a alguien a mano para atender las llamadas por usted, da a sus clientes una buena impresión. Las llamadas se responden de forma rápida y profesional, lo que garantiza que sus clientes sepan que son su prioridad.Flexibilidad: Puede elegir tener una recepcionista virtual trabajando para usted durante 4 horas al día o 24 horas al día. Depende de ti. Si tratas con clientes internacionales que tienden a llamarte en mitad de la noche, una recepcionista virtual te permitirá dormir durante todo.Mejor productividad: Según la investigación, las personas que trabajan 8 horas al día en una oficina en realidad solo trabajan alrededor del 30% de ese tiempo. Así es. Aproximadamente 3 horas de la jornada laboral son productivas. El resto del tiempo se dedica a leer sitios web de noticias, charlar con colegas, comer, beber café, etc. Una recepcionista virtual está disponible para trabajar, sin parar, durante horas y horas. Puedes contratarlos por cuatro horas, y obtendrás cuatro horas de trabajo de calidad, donde se enfocan únicamente en responder tus llamadas, reservar citas y generar clientes potenciales.Más tiempo: Contratar a alguien para que se encargue de tus llamadas telefónicas podría ahorrarte horas de charla innecesaria. A medida que recibe mensajes de su recepcionista virtual, tiene la capacidad de priorizar a quién llama y cuándo. Esto le da tiempo para concentrarse en el negocio que importa.
¿Cómo puede Ayudar ReceptionHQ?
ReceptionHQ proporciona una recepcionista virtual de alta calidad y un servicio de contestador telefónico empresarial para su negocio en los Estados Unidos. No importa el tamaño de su negocio o los servicios que proporcione, hay una recepcionista amigable y profesional esperando para atender sus llamadas. Recepcionlos recepcionistas de HQ son locales y están disponibles las 24 horas del día, los siete días de la semana. ReceptionHQ también ofrece una serie de otros servicios de oficinas virtuales. Póngase en contacto hoy mismo para obtener más información.