Wussten Sie: Rund 75% der Personen, die Ihr Unternehmen anrufen, legen auf, wenn ihr Anruf eine Verbindung zur Voicemail herstellt? Das bedeutet, dass Sie als Geschäftsinhaber 75% Ihres potenziellen Kundenstamms verlieren könnten, weil niemand verfügbar ist, der die Telefone beantwortet. Natürlich verstehen wir es. Als Kleinunternehmer sind Sie zweifellos beschäftigt. Sie können keine Zeit damit verschwenden, den ganzen Tag Anrufe zu beantworten, wenn Arbeit zu erledigen ist. Sie haben auch keinen Verwaltungsassistenten eingestellt, der Ihnen hilft – vielleicht ist es einfach nicht im Budget, jemanden Vollzeit einzustellen, der Ihnen hilft. Was können Sie also tun?
Hier kommt eine virtuelle Rezeptionistin ins Spiel. Wenn Sie als US-Geschäftsinhaber einen virtuellen, professionellen Anrufbeantworter verwenden, können Sie sich entspannen, wenn Sie wissen, dass Ihre Anrufe von jemandem beantwortet werden, der professionell, freundlich und lokal ansässig ist. Es ist ein kostengünstiger 24-Stunden-Service, der verhindern kann, dass Sie den wichtigsten Anruf in der Geschichte Ihres Unternehmens verpassen! Das ist ein Anruf, den Sie nicht verpassen dürfen.
Was ist ein virtueller Rezeptionist?
Ein virtueller Rezeptionist oder virtueller Anrufbeantworter ist eine Person, die von einem externen Büro für Sie eingestellt wird. Sie könnten sich nebenan oder irgendwo in den Vereinigten Staaten befinden; es spielt keine Rolle. Es ist ihre Aufgabe, Ihre Anrufe zu beantworten, damit Sie keine wichtige Arbeit verpassen.
Obwohl es auf dem Markt eine Reihe von Optionen gibt, z. B. virtuelle Chat-Funktionen, Hologramme und automatisierte Anrufbeantworter; Bei ReceptionHQ sind wir auf zwei Arten von virtuellen Rezeptionistendiensten spezialisiert:
Virtueller Assistent: Ein Remote-Mitarbeiter, der nicht nur als virtueller Rezeptionist fungiert, sondern unter anderem auch bei Büro- und Verwaltungsaufgaben hilft.
Telefon-Anrufbeantworter: Ein Live-Rezeptionist, der ausschließlich eingestellt wird, um Ihre Anrufe zu beantworten, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. So verpassen Sie nie einen Job.
Wie funktioniert der virtuelle Anrufbeantworter?
Ein Unternehmen zu führen ist schwierig, besonders für Kleinunternehmer. Sie müssen nicht nur die Arbeit in einem erfolgreichen Tempo voranbringen, sondern auch sicherstellen, dass jeder seine Arbeit macht und dass nach Abschluss eines Jobs mehr Arbeit ansteht. Ein Baumeister zum Beispiel ist oft vor Ort, hoch oben auf den Balken, um sicherzustellen, dass alles sicher und effizient ist. Wenn Sie zehn Stockwerke hoch auf einem Fuß breiten Balken stehen, Das Letzte, was Sie tun möchten, ist durch Ihre Taschen zu fummeln und ans Telefon zu gehen.Sicher, Sie könnten Message Bank haben, aber wie wir bereits erwähnt haben – 75% der Anrufer legen tatsächlich auf, wenn es Message Bank trifft. Rufen sie zurück? Oder finden sie nur ein anderes Unternehmen, das das Telefon beantwortet?
Das ist, wenn ein Anrufbeantworter könnte Ihr Unternehmen retten.
Es funktioniert so:
1. Sie stellen einen Live-Anrufbeantworter mit einer Live-Rezeption ein. Sie können lokal ansässig sein, aber sie arbeiten remote.
2. Wenn Ihr Telefon klingelt, wird es an diese Person weitergeleitet, die den Anruf mit Ihrer bevorzugten Sprache entgegennimmt.
3. Der virtuelle Rezeptionist nimmt dann eine Nachricht entgegen, die er an Sie oder eine andere Person in Ihrem Unternehmen weitergibt.
4. Sie werden die Details per E-Mail oder SMS senden, sodass Sie die Person zurückrufen können
Virtuelle Rezeptionisten sind hochqualifiziert und immer verfügbar und bieten Anrufbearbeitung und Anrufweiterleitung für eingehende Anrufe. Aber sie müssen nicht mit dem Beantworten des Telefons aufhören. Virtual Receptionist Services sind auch nützlich für die Planung von Terminen, allgemeine Kundenbetreuung und Kundenservice, und kann eine der folgenden Aufgaben:
Sammeln Sie Leads: Wenn die Person, die Sie anruft, daran interessiert ist, Ihre Produkte zu kaufen oder Ihre Dienste zu nutzen, kann die virtuelle Empfangsdame alle erforderlichen Details notieren, damit Sie den Verkauf tätigen können.Beantworten Sie Fragen: Manchmal rufen Leute Ihr Unternehmen an, um einfache Fragen zum Unternehmen selbst zu stellen, z. B. zu Ihren Öffnungszeiten oder zu den Produkten, die Sie zur Hand haben. Die Verwendung eines Business-Anrufbeantworters lässt Ihnen Zeit für die Arbeit und bietet gleichzeitig einen Service, den Ihre Kunden und potenziellen Kunden erfüllen müssen.
Termine vereinbaren: Wenn ein Kunde anruft und sagt, dass er eine Besprechungszeit ändern oder einen Termin absagen muss, kann Ihr virtueller Rezeptionist dies tun. Sie funktionieren mit jeder Planungssoftware, die Sie derzeit verwenden.
24-Stunden-Support: Telefon aufwachen Sie in der Mitte der Nacht mit Kundenfragen, die bis zum Morgen gewartet haben könnte? Nicht mehr. Die Verwendung einer virtuellen Empfangsdame kümmert sich um diese nächtlichen Anrufe. Sie können sogar Wochenenden und Feiertage wieder haben!
Vorteile eines virtuellen Rezeptionisten
Die Verwendung eines virtuellen Anrufbeantworters bietet viele Vorteile.
Kostengünstig: Wenn Sie einen Vollzeit-Live-Rezeptionisten einstellen, jemand, der direkt für Sie arbeitet, Sie zahlen ihnen einen Stundensatz, basierend auf einer festgelegten Anzahl von Stunden pro Tag. Sie müssen auch in der Regel Urlaubspreise, Krankengeld, persönliche und andere Urlaubsansprüche einschließen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie ein Büro mieten müssen. Mieten Sie einen virtuellen Anrufbeantworter, zahlen Sie einfach für die Stunden, die sie arbeiten. Wenn ein Assistent krank ist, tritt ein anderer an seine Stelle. Sie verlieren keine Zeit oder Geld.
Professionalität: Wenn Sie zu beschäftigt sind, um einen Anruf entgegenzunehmen, oder Sie vergessen, jemanden zurückzurufen, der eine Nachricht auf Ihrer Voicemail hinterlassen hat, zeigt dies einen Mangel an Professionalität Ihrerseits. Wenn Sie jemanden zur Hand haben, der die Anrufe für Sie entgegennimmt, machen Ihre Kunden einen guten Eindruck. Anrufe werden schnell und professionell beantwortet, sodass Ihre Kunden wissen, dass sie Ihre Priorität haben.Flexibilität: Sie können wählen, ob eine virtuelle Rezeptionistin 4 Stunden am Tag oder 24 Stunden am Tag für Sie arbeitet. Es liegt an dir. Wenn Sie mit internationalen Kunden zu tun haben, die Sie mitten in der Nacht anrufen, können Sie mit einer virtuellen Rezeptionistin alles durchschlafen.Bessere Produktivität: Untersuchungen zufolge arbeiten Menschen, die 8 Stunden am Tag in einem Büro arbeiten, nur etwa 30% dieser Zeit. Das stimmt. Etwa 3 Stunden des Arbeitstages sind produktiv. Die restliche Zeit verbringen Sie damit, Nachrichten-Websites zu lesen, mit Kollegen zu chatten, zu essen, Kaffee zu trinken und so weiter. Ein virtueller Rezeptionist steht zur Verfügung, um stundenlang nonstop zu arbeiten. Sie können sie für vier Stunden einstellen, und Sie erhalten vier Stunden Qualitätsarbeit, in denen sie sich ausschließlich auf die Beantwortung Ihrer Anrufe, die Buchung von Terminen und die Generierung von Leads konzentrieren.br> Mehr Zeit: Wenn Sie jemanden einstellen, der sich um Ihre Anrufe kümmert, können Sie Stunden unnötigen Geplauder sparen. Wenn Sie Nachrichten von Ihrem virtuellen Rezeptionisten erhalten, können Sie priorisieren, wen Sie wann zurückrufen. Dies gibt Ihnen Zeit, sich auf das Geschäft zu konzentrieren, das zählt.
Wie kann ReceptionHQ helfen?
ReceptionHQ bietet eine qualitativ hochwertige virtuelle Rezeption und Business-Telefon-Anrufbeantworter für Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten. Es spielt keine Rolle, welche Größe Ihr Unternehmen hat oder welche Dienstleistungen Sie anbieten, es gibt eine freundliche, professionelle Empfangsdame, die darauf wartet, Ihre Anrufe entgegenzunehmen. RezeptionHQ Rezeptionisten sind lokale und verfügbar 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. ReceptionHQ bietet auch eine Reihe anderer virtueller Bürodienste an. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.